مکاتبات اداری در سازمان ها

مکاتبات اداری نقش حیاتی در ارتباطات شرکت ایفا می کند. اگر مکاتبات سازمان به درستی مدیریت نشود یا در چیدمان آنها مشکلی وجود داشته باشد، کسب و کار شما با مشکلات جدی مواجه خواهد شد.

این مقاله برای مطالعه شما در خصوص مکاتبات اداری در سازمان ها خصوصا سازمان های توان بخشی، خانه سالمندان، مراکز ترک اعتیاد، مراکز نگهداری شبانه روزی و … نوشته شده است.

ضعف در مدیریت مکاتبات شرکتی، در ساده ترین حالت، ممکن است به مشتریان و همکاران شما این تصور را القا کند که سازمان شما پاسخگو نیست. از سوی دیگر، حتی افراد تحصیل کرده نیز ممکن است در شناسایی و مدیریت مکاتبات اداری ضعیف باشند. این مشکل دلیل ساده ای دارد و آن عدم اطلاع از اصول مکاتبات اداری است. خوشبختانه این مشکل با یادگیری و آموزش دیدن به راحتی قابل حل است. راه حل های اتوماسیون اداری می توانند این فرآیند را تا حد امکان آسان کنند.

برقراری ارتباط رسمی به عنوان یکی از مهم ترین دلایل دستیابی به اهداف، با کمک نامه اداری انجام می شود. مکاتبات اداری به زبان رسمی سازمان مورد توجه قرار گرفته و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد.

هدف از مکاتبات اداری چیست؟

اطلاع رسانی به افراد سازمان
اطلاع رسانی به افراد خاص در سازمان
ارسال دستور اداری به یک واحد سازمانی یا کارمند در سازمان
ارسال دستور العمل به واحد یا فردی در سازمان
دادن دستور العمل یا ارسال پیام به سازمان ها و سایر افراد خارج از شرکت

یکی از ابزارهای مهم برای دستیابی به اهداف سازمان، ایجاد ارتباط رسمی از طریق نوشته های اداری است. مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب می شود و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. بنابراین یکی از ارکان ساختار اداری، نگارش اداری است که از سوی دیگر بیانگر سطح دانش، تخصص و همکاری کارکنان و … می باشد.

استفاده از مکاتبات اداری به صورت سنتی و کاغذی علاوه بر زمان بر بودن از امنیت پایینی نیز برخوردار است زیرا با گذشت زمان یا حواس پرتی، این مکاتبات از بین می رود و امکان ذخیره آن برای مدت طولانی وجود نخواهد داشت.

با استفاده از نرم افزار مدیریت مکاتبات به راحتی می توان مشکلات فوق الذکر را حل کرد. در ادامه میخاهیم به بررسی بیشتر این بخش نرم افزار بپردازیم تا با قابلیت های آن بیشتر آشنا شوید.

 

امکانات سامانه کیمیا ریپورت در بخش مکاتبات اداری

• این سیستم کمک شایانی به افزایش سرعت و دقت کار، جلوگیری از اتلاف وقت و کاهش هزینه ها می کند.
• ارسال نامه در این سیستم به راحتی انجام می شود و به دلیل ویرایشگر حرفه ای آن می توانید بدون خروج از برنامه و در محیط سیستم شروع به نوشتن کنید و از تمامی امکانات نوشتن و ویرایش متن استفاده کنید.
• برای آگاهی از نامه های دریافتی، پیامی برای شخص مورد نظر ارسال می شود.
• نامه ها را می توان بایگانی و ویرایش کرد.

بخش های مختلف مکاتبات اداری با هم بررسی می کنیم:

    ۱) دسته بندی نامه

این بخش سامانه برای مدیریت مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی یا سیستم ارتباطی بین پرسنل و یا برای مدیریت فرآیندهایی مانند اعطای تاییدیه ها، پیگیری درخواست ها، ارسال فایل ها و غیره در نظر گرفته شده است، برای مکاتبات اداری می توانید نامه ها را چاپ کرده و فایل ها را پیوست کنید و ثبت رونوشت ها، سفارش ها و مراجع، امکان تعریف ساختار شماره حروف و ایجاد اعداد حروف خودکار با توجه به ساختار هر واحد و بخش وجود دارد.

در این سیستم ابتدا قالب نامه یا نمونه ها توسط مدیر تعریف می شود و همکاران از این قالب ها برای نوشتن نامه استفاده می کنند. این گزینه به کارکنان کمک می کند تا مکاتبات خود را به راحتی و به سرعت انجام دهند.

 

  ۲) کارتابل

پوشه ای است که اسناد و مدارک مهم و شخصی در آن قرار می گیرد و به تعبیری می توان گفت پوشه ای است که عمدتاً در ادارات و کارمندان اعم از مدیر، متخصص و کارمند برای رسیدگی و نظارت بر امور جاری دیده می شود  و امروزه با پیشرفت امکانات و عصر دیجیتال، این فرآیند توسط سامانه آنلاین در اختیار شخص یا سازمانی قرار می گیرد.

 

    ۳) همه نامه ها

این قسمت تمامی نامه ها نوشته شده را به شما نشان می دهد.

 

    ۴) نوشتن نامه

در این قسمت یک ابزار طراحی و یک ویرایشگر متن داریم که بدون استفاده از نرم افزار ورد می توانیم عملیات نوشتن و طراحی را انجام دهیم، طبیعتاً این سیستم را می توان به راحتی بدون سیستم کامپیوتری و با استفاده از تبلت و موبایل استفاده کرد.

برای هر سازمان به صورت پیش فرض سربرگ طراحی و در سیستم قرار می گیرد تا نمونه اولیه الگو در دسترس باشد. همچنین در این قسمت کلیدواژه هایی در دسترس داریم که با قرار دادن آنها در هر قسمت از متن، سیستم به طور خودکار مقدار مورد نظر را تعیین می کند و گیرنده نامه، امضا، تاریخ و … را نشان می دهد.

با مشخص کردن گیرنده نامه، می توانیم به طور خودکار تعیین کنیم که گیرنده بر اساس فرمت نامه کدام پرسنل است، به طوری که نوشتن نامه هایی که فرآیند خاصی را دنبال می کنند برای سایر کارمندان آسان باشد.

به عنوان مثال، برای درخواست مرخصی، گیرنده مسئولیت امور اداری است. طبیعتاً هر پرسنلی که نیاز به درخواست مرخصی داشته باشد، سند به صورت خودکار برای مدیر عامل ارسال می شود. همچنین این بخش را می توان آغاز فرآیند درخواست مشتری یا صدور مجوز دانست که در آن هر مشتری یا مشتری این امکان را دارد که یک حساب کاربری راه اندازی کند تا بتواند درخواست های خود را بررسی و پیگیری کند.

برای نوشتن نامه از منوی مکاتبات اداری در قسمت نوشتن نامه جدید ادامه می دهیم. ابتدا نوع را مشخص می کنیم و سیستم بصورت خودکار فرمت و گیرنده نامه را به صورت پیش فرض مشخص می کند.

 

 

از اینکه تا انتها مقاله مکاتبات اداری در سازمان ها خصوصا سازمان های توان بخشی، خانه سالمندان، مراکز ترک اعتیاد، مراکز نگهداری شبانه روزی و … مارا همراهی کردید سپاس گذاریم شما برای مطالعه مقالات بیشتر در مورد سامانه مدیریت توانبخشی آنلاین می توانید به بلاگ سایت مراجعه نمایید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید با مشاورین ما در تماس باشید.