در این مقاله به معرفی نرم افزار مدیریت جلسات پرداخته ایم که شما می توانید با استفاده از آن به مدیریت جلسات خود بپردازید.
جلسه زمانی تشکیل می شود که دو یا چند نفر گرد هم می آیند تا درباره یک یا چند موضوع بحث کنند، اغلب در یک محیط رسمی یا کاری، اما جلسات در محیط های مختلف دیگری نیز رخ می دهد. مدیریت جلسات می تواند به عنوان شکلی از تصمیم گیری گروهی تشکیل شود. جلسات ممکن است رو در رو یا به صورت مجازی، با میانجیگری فناوری ارتباطات، مانند تماس کنفرانس تلفنی، تماس کنفرانسی اسکایپ یا کنفرانس ویدیویی انجام شود.
اهمیت مدیریت جلسات
در فرهنگ سازمانی، مدیریت جلسات بخش اساسی برای انجام یک فعالیت و تصمیم برای سازمان دادن گروهی کارکنان و اهداف مجموعه است زیرا این راه عالی برای برقراری ارتباطی راحت با هر یک از اعضای سازمان یا مشتریان است.
می‌توان این کار را برای اطلاع‌رسانی، تشخیص یک کار خوب انجام شده، گزارش تغییرات یا بحث در مورد برنامه‌ها و استراتژی‌های عملیاتی انجام داد. مدیریت جلسات برای کار تیمی و انجام کلیه کارها ضروری است اما اگر به درستی انجام نشود، اتلاف وقت و انرژی صورت می گیرد.
سازمان‌هایی که مدیریت جلسات را به صورت اصولی انجام نمی دهند اغلب با مشکلات زیادی رو به رو می شوند که شامل: ارتباط نادرست، عدم هدایت و مسئولیت‌پذیری می باشد این موارد به راحتی با برگزاری یک جلسه مدیریتی قابل حل است.
جلسات برای بحث در مورد موضوعات بستری ایده آل هستند که همه موارد را به راحتی تحت تأثیر قرار می دهد. این یک راه عالی برای انتشار اطلاعات و یادآوری اهداف سازمان به همه است. بدون این رشته ارتباطی ثابت، برای هر سازمانی بسیار آسان است که اهداف خود را از دست بدهد.
همچنین جلسات یک ابزار ضروری برای به اشتراک گذاشتن ایده ها است تا رشد سازمان و مشارکت در مورد مشکلات و راه حل های پنهان انجام شود.
مزایای مدیریت جلسات
برگزاری منظم گردهمایی ها مزایای قابل توجهی برای سازمان شما دارد.
مدیریت جلسات به عنوان نوعی ارتباط بسیار مهم هستند، که در ادامه به این نکات مثبت اشاره می شود:
- به رهبران سازمان این امکان را می دهد که ماموریت ها و اهداف کسب و کار را یادآوری و به اشتراک بگذارند.
- ارتباط بین اعضا با همدیگر یا با مشتریان را تقویت می کند.
- باعث تشویق افراد برای مشارکت در جلسات در یک محیط تجاری می باشد.
- جلسات باعث فعالیت و مشارکت افراد بصورت فعال است.
- ارائه راه حل های خلاقانه و مشارکتی.
- فرصتی برای کشف مهارت ها، استعدادها و منابع جدید.
مدیریت ارباب رجوع:
مدیریت مشتری به سازمان ها این امکان را می دهد که زمان کمتری را برای تعیین کارهای غیر ضروری و زمان بیشتری را برای خدمت واقعی به مشتریان خود صرف کنند. این به طور قانونی کلید موفقیت کسب‌وکارها را دارد و برای کمک به شما در بهبود خدمات مشتری، درست است با اصول اولیه شروع کنیم ما هر آنچه را که در مورد مدیریت مشتری باید بدانید را در یک راهنمای آسان برای خواندن و هضم گردآوری کرده‌ایم.
مدیریت مشتری به تکنیک مدیریت تعامل با مشتریان اشاره دارد. مسئولیت تمام جنبه‌های روابط کاری بین مشتریان و شرکت را بر عهده می‌گیرد تا خدمات تحویلی با بالاترین کیفیت و رضایت مشتری را تضمین کند. این شامل درک پایگاه مشتری شما و ایجاد برنامه‌ای برای تعامل با آنها می‌شود، به طوری که آنها ممکن است تبدیل شوند و برای مدت زمان طولانی حفظ شوند. این تعاملات می تواند تماس های تلفنی، ایمیل ها، داشبوردهای مشترک، چت زنده، ملاقات های ویدیویی و برخوردهای حضوری باشد.
سامانه مدیریت کیمیا ریپورت نرم افزاری است تا گزارش و مدیریت جلسات شما را انجام بدهد.
قسمت جلسات دارای ۳ بخش می باشد تا به صورت دقیق تمام اطلاعات جلسات را به صورت مجزا وارد یا بررسی کرد.
بررسی بخش های نرم افزار مدیریت جلسات کیمیا ریپورت:
۱) گروه جلسات:
در این بخش تمام گروه جلساتی که ایجاد شده نمایش داده می شود و می توان گروه جدیدی اضافه کرد و همینطور قابلیت ویرایش و حذف را نیز دارد.
۲) لیست جلسات:
در صفحه لیست جلسات اطلاعات به صورت جزئی تر ثبت می شود که شامل عنوان و تاریخ و ساعت ثبت و برگزاری و توضیحات و مصوبات جلسه می باشد.
۳) ثبت جلسه:
در این بخش اطلاعات را باید وارد کنیم که شامل وارد کردن کد گروه جلسات، عنوان، تاریخ، ساعت و فایل های پیوست و توضیحات مصوبات و در نهایت ذخیره را می زنیم.
از اینکه تا انتها این مقاله همراه بودید و مطالبی که در مورد نرم افزار مدیریت جلسات بیان شد را مطالعه فرمودید سپاس گزار هستیم. شما می توانید برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با همکاران ما ارتباط برقرار نمایید.
بدون دیدگاه